【AI連携DX】Googleフォームから自動で評価レポートを作成し、PDFメール送信するシステム構築事例

皆さん、こんにちは！現役エンジニアのHotMoon0です。

私は副業で、エンジニアリングスキルと最新のAI技術を組み合わせた、次世代の自動化ソリューションを提供していました。

今回は、私が実際に構築した、Googleフォームの回答を元に、Gemini APIで評価文を生成し、レポートとしてPDF化して自動送信するという、一連の超高度なDX推進事例をご紹介します。手動でのレポート作成・評価・送信作業を完全にゼロにした、画期的なシステムです。

・案件の背景：評価と報告の「時間差」をなくす

このシステムを必要としていたクライアント（企業B）は、研修やコンサルティングサービス提供後に顧客満足度アンケートを実施していました。

　・従来の課題：

この手動プロセスにより、回答から顧客の手元に評価レポートが届くまで数日のタイムラグが発生し、顧客体験（CX）の低下を招いていました。

このシステムは、GAS、Google Workspace、そして強力なGemini APIをシームレスに連携させています。

アンケート回答と同時に、以下の処理が実行されます。

　・テンプレート複製とデータ埋め込み: onFormSubmitトリガーでGASが実行され、事前に用意したドキュメントテンプレートを複製し、フォーム回答データ（氏名、日付、具体的な回答内容）をプレースホルダに埋め込みます。

これがこのシステムの最大のポイントです。

　・API呼び出しの実行: 埋め込み済みのドキュメントに対し、GASからGemini APIを呼び出します。

　・プロンプトの設計: フォームで入力されたアンケートの「自由記述欄」や「点数」などのデータと、「あなたはプロの研修評価者です。以下の回答に基づき、ポジティブなフィードバックと今後のアクションに繋がる評価コメントを500字以内で生成してください」といった定型プロンプトを組み合わせます。

　・評価文の出力: Geminiが生成した評価文を、同じドキュメントテンプレート内の指定箇所（例：{{AI評価欄}}）に追記して保存します。

これにより、人力での評価・所感作成にかかる時間がゼロになりました。

生成されたドキュメントを最終確認し、顧客に届けるための処理を実行します。

　・時限式トリガー: 5分おきに実行されるGASトリガーで、指定フォルダを監視し、新規に生成されたドキュメントを検出します。

　・PDF変換: 新規ファイルを発見した場合、GASのDriveAppサービスを利用して、ドキュメントファイルを高品質のPDFファイルに変換します。

　・メール作成と添付: PDFファイルと、フォーム回答時に取得した顧客のメールアドレス、そして事前に設定した定型文（「アンケートのご回答ありがとうございました。評価レポートを添付します。」など）を組み合わせます。

　・自動送信: GASのMailAppまたはGmailAppを使用して、生成されたPDFレポートを添付し、フォーム入力者本人へ自動で送信します。

このシステム導入後、企業Bは以下のような大きなDX効果を得ました。

　・顧客体験（CX）の劇的向上: アンケート回答から、AIによる個別評価付きのPDFレポートが顧客の手元に届くまでの時間が、「数日」から「最長10分程度」に短縮されました。

　・工数ゼロ化: 評価文作成、PDF変換、メール送信にかかる担当者の手作業工数が完全にゼロになりました。

　・評価の均一化: Gemini APIを活用することで、評価レポートの質とトーンが常に一定に保たれるようになり、品質が安定しました。

この案件は、現役エンジニアのスキルとAI技術を組み合わせることで、ルーティン作業の削減だけでなく、「高品質な個別評価」という付加価値まで自動で提供できることを証明しています。

私は、単なる自動化に留まらず、AI技術を組み込んだ真のDX推進を副業で実現しています。

もしあなたのビジネスで「データ入力後の評価やレポート作成がボトルネックになっている」といった課題があれば、ぜひ私にご相談ください。Gemini APIを活用した、次世代の解決策をご提案いたします。

P.S. GASとGemini APIの連携は、議事録の要約、顧客フィードバックの分析など、多岐にわたるビジネスシーンで応用可能です！あなたの会社の課題をコメントで教えてください！