【成功事例】本業超えの熱意で実現！応募対応20時間→5分に激減させた「採用DX自動化ツール」

皆さん、こんにちは！現役エンジニアのHotMoon0です。

私は副業で、企業の「自動化DX推進」をサポートしていますが、特に大きなインパクトを与えられた事例があります。それは、採用活動における応募メールの処理と担当者振り分けを完全に自動化したシステム構築です。

今回は、私が実際にGAS（Google Apps Script）を駆使して構築し、クライアントから大絶賛されたこのシステムについて、その全容と技術的なポイントをご紹介します。

このシステムを導入する前のクライアント（企業A）は、求人サイトから企業別のアカウントの応募対応に大きな課題を抱えていました。

　・毎月20時間以上を費やす手作業：求人サイトから複数アカウントに届くメールを、担当者が一つずつ開き、必要な情報（氏名、職種、連絡先）を手動でスプレッドシートに転記していました。

　・対応遅延による機会損失：応募数が集中する時期は、転記作業に追われ、応募者への初動連絡が遅れてしまい、他社に優秀な人材を奪われるリスクがありました。

この課題を聞いたとき、「これはエンジニアの力で解決できる、まさにDX案件だ！」と本業以上の熱意が湧き上がりました。

私は、クライアントが既に利用しているGoogle Workspace環境を最大限に活用し、以下の3ステップの自動化フローを構築しました。

複数の求人サイト専用のGmailアカウントに届くメールを、GASのトリガーとGmailの転送設定を組み合わせることで、一つの「集約用メールアカウント」に漏れなく集約させました。これにより、応募メールの管理窓口が一本化されました。

これが最も重要なコア部分です。

メール受信トリガー: 集約用アカウントにメールが届いた瞬間をトリガーとして、GASスクリプトが自動実行されます。
情報抜粋（正規表現の活用）: 応募メール本文は定型フォーマットではないため、応募者の氏名、応募職種、連絡先などの情報を確実に抽出するために、正規表現（RegExp）を駆使したロジックを実装しました。これにより、バラバラな形式のメールからも必要な情報を正確に取得できるようにしました。
スプレッドシート登録: 抽出した情報を、応募日時とともにスプレッドシートの新規行に登録します。
担当者自動振り分け: 別の設定シートに「職種：担当者」のマッピングリストを用意し、抽出した応募職種を参照して、適切な採用担当者を自動で割り振り、シートに記載しました。

スプレッドシートへの登録と担当者振り分けが完了した直後、GASからChatWork APIを叩き、採用チームのグループチャットに即座に通知を飛ばすように設定しました。

通知イメージ:

【新規応募】急募！ 職種: フロントエンドエンジニア 担当者: [佐藤]さん シートを確認してすぐに対応してください！

このシステム導入後、企業Aの採用活動は劇的に改善しました。

　・手作業時間が激減！

　・以前は応募者一人あたり数分かかっていた手動転記作業がゼロに。

　・月間約20時間費やしていた作業が、トータル5分以内（システムチェック時間含む）で完了するようになりました。

　・初動対応の高速化！

　・応募から担当者への通知までが数分以内になり、応募者への初動連絡が大幅にスピードアップしました。

クライアントからは、「これで採用担当者が本来の面談準備や応募者とのコミュニケーションに集中できるようになった」「エンジニアの力で業務がここまで変わるなんて、本当に感動した」とのお言葉をいただきました。

この副業案件を通じて、私は改めて実感しました。エンジニアリングスキルは、単にアプリを作るだけでなく、非効率な業務プロセスを根底から変え、働く人の時間とモチベーションを生み出すことができる、強力な「DXツール」であるということです。

現在も私は、このように直接的にクライアントの課題解決につながる「自動化DX推進」の副業に、大きな情熱を注いでいます。

もしあなたの会社でも「この煩雑な作業、自動化できないかな？」という疑問があれば、ぜひお気軽にご相談ください。エンジニア視点での最適な解決策をご提案させていただきます！